Un inventario útil para el seguro responde a tres preguntas: qué copia tienes, cómo puedes demostrar que es esa copia y qué documentación conserva la historia de su compra o de su valor. Empieza identificando cada disco y ordenando tu colección con DiscSnap. Después guarda fotos, facturas, tasaciones y copias de seguridad en una carpeta de evidencias separada. La aplicación puede ser el índice de tus ejemplares; no sustituye la póliza, una tasación profesional ni la confirmación de tu aseguradora.
De la colección identificada a la evidencia fechada
La identificación de portada y etiqueta te da un punto de partida coherente. Escanea una copia, comprueba artista, título, sello, formato y edición en el ejemplar, y guarda la entrada de esa copia en tu colección. Relaciona esa entrada con un ID físico propio, por ejemplo ES-00427, escrito también en el nombre de la carpeta de evidencias. Así, la fila que dice qué edición posees puede apuntar a fotos del disco, una factura y una nota sobre su procedencia sin fingir que todos esos documentos viven dentro de la app.
En el procedimiento, abre DiscSnap en App Store o DiscSnap en Google Play, identifica el disco por la portada o la etiqueta, revisa la coincidencia contra la copia física y guárdala en tu colección. A continuación crea una carpeta externa con el mismo ID y añade la portada fotografiada, etiquetas, matriz, factura y la fecha de revisión. La aplicación organiza el registro; el dossier independiente conserva la evidencia que tu aseguradora pueda solicitar.
Inventario, cobertura y tasación son cosas distintas
Un inventario describe tus bienes. Una póliza define qué riesgos, límites, deducibles y condiciones acepta la compañía. Una tasación profesional responde a un encargo de valoración y puede tener requisitos propios. No conviertas un precio pagado, una estimación de mercado o una cifra mostrada por una aplicación en una promesa de indemnización. La aseguradora puede usar otra base: coste de reposición, valor real, límite por artículo o límite para una categoría de coleccionables.
Las guías de la NAIC sobre inventarios domésticos y de la Insurance Information Institute presentan las fotos, descripciones, recibos y copias fuera de casa como formas de conservar información para revisar un siniestro. Son referencias estadounidenses generales, no reglas españolas. Pregunta a tu compañía qué documentación acepta y qué términos de tu contrato se aplican a discos, colecciones, robo, daños por agua, incendio, transporte o almacenamiento fuera del domicilio.
Preguntas que conviene hacer antes de completar la hoja
Solicita respuestas por escrito o guarda el nombre de la persona y la fecha de la conversación. Pregunta:
- ¿La colección de discos entra en el contenido ordinario o tiene una clasificación, sublímite o cobertura especial?
- ¿Existe un límite por artículo, por categoría o por el total de la colección?
- ¿Se calcula el pago con coste de reposición, valor real, precio de mercado u otra base?
- ¿Qué deducible se aplica y cómo afecta a una pérdida parcial?
- ¿La dirección de almacenamiento, una caja de seguridad, un local o un traslado cambia las condiciones?
- ¿Qué ocurre durante el transporte, una mudanza, un préstamo o una venta pendiente?
- ¿Se exige una tasación, con qué formato y con qué antigüedad máxima?
- ¿Qué debe enviarse después de una pérdida y qué objetos deben conservarse para una inspección?
No hay una respuesta universal. Un agente puede pedir una lista detallada; otro puede remitir al texto de la póliza o a un informe de valoración. Un documento bien ordenado ayuda a conversar, pero no modifica el contrato.
Registra cada copia, no solo cada álbum
Una fila debe representar el ejemplar que tienes. Usa estos campos mínimos:
| Campo | Ejemplo hipotético | Para qué sirve |
|---|---|---|
| ID de copia | ES-00427 | Une la ficha con fotos y documentos externos. |
| Identidad | artista, título y formato | Evita que una caja parezca una sola unidad. |
| Edición | sello, número de catálogo, país y año | Separa prensados que comparten título. |
| Marcas físicas | código de barras, texto de etiqueta y runout | Permite revisar la coincidencia. |
| Estado | disco VG+, funda VG con esquina rota | Describe la copia sin inventar una tasación. |
| Procedencia | tienda, fecha y precio pagado | Conserva un hecho histórico, si lo conoces. |
| Evidencia | nombre de carpeta y fecha revisada | Señala dónde están los originales. |
| Certeza | verificado, probable o sin identificar | Hace visible el trabajo pendiente. |
Compara la edición con la guía de matrices y runouts, usa la guía de prensados originales y reediciones cuando haya variantes y aplica una escala consistente con la guía de estado Goldmine. Para describir daños del embalaje consulta la guía del estado de la funda. Si necesitas revisar el valor, consulta la guía de valoración de discos, pero etiqueta cada resultado como investigación y no como tasación.
Haz fotos que permitan reconocer la copia
Para cada pieza valiosa fotografía portada, contraportada, lomo, etiquetas de ambas caras y la zona muerta cuando la matriz ayude a distinguir la edición. Incluye una imagen de un daño visible y una escala sencilla, como una regla, sin ocultar el defecto. Para una estantería completa toma una foto de grupo que muestre ubicación y otra de los separadores; las fotos de grupo agilizan el recuento, mientras que las fotos cercanas respaldan la identidad de ejemplares concretos.
Nombra los archivos ES-00427-portada-2026-10-23.jpg y conserva los originales. No edites una imagen hasta borrar una marca o una esquina dañada. Las fotos ilustran el estado en una fecha; no demuestran por sí solas propiedad, autenticidad o cobertura.
Duplicados, cajas y estados de posesión
Dos copias de la misma edición deben tener dos IDs, dos estados y dos ubicaciones. Una caja con varios discos puede tener una ficha de conjunto y filas individuales cuando necesites controlar cada unidad. Anota si falta un inserto, si la caja está incompleta o si un disco está en una funda sustituta.
Separa poseído, comprado pero pendiente de entrega, prestado, en venta y buscado. Un artículo que quieres comprar no es un bien asegurado. Un disco prestado puede aparecer en tu estantería, pero no debe confundirse con una pertenencia propia. Si recibiste una colección de otra persona, marca la procedencia como heredada o regalada y guarda una nota de incertidumbre en vez de inventar una factura.
Precio pagado, mercado, reposición y tasación
Conserva el precio pagado y la fecha como datos históricos. Para una investigación actual registra la fuente, la edición comparada, el estado y la fecha de consulta. Un anuncio no es necesariamente una venta y una venta no representa necesariamente el coste de reemplazar tu copia. El coste de reposición puede incluir una edición equivalente disponible hoy, no la cifra que pagaste hace años.
Si tu aseguradora pide una valoración, pregunta quién puede emitirla, qué fotografías y documentos necesita y cuánto tiempo considera válido el informe. No cambies una cifra de mercado por una tasación profesional ni sumes precios sin indicar su base. La guía de la NAIC sobre pólizas recomienda conservar datos como marca, precio, fecha, recibos y fotos; para una colección, adapta esos campos a sello, catálogo y edición.
Protege la privacidad y prueba la copia
La carpeta puede incluir dirección, facturas, nombres de vendedores y el valor estimado de tu colección. Guarda una copia cifrada o con acceso restringido y comparte solo lo que una compañía o un profesional necesite. Conserva una copia fuera de casa y otra en un soporte diferente; la guía del consumidor de la NAIC recomienda inventario con fotos, recibos y almacenamiento seguro. Estas recomendaciones no sustituyen una política de seguridad.
Prueba la recuperación: abre una copia en otro dispositivo, comprueba que las fotos se ven y verifica que un ID lleva a la fila correcta. Una copia que nunca se puede restaurar no es evidencia útil. Si la aplicación cambia de teléfono o de cuenta, confirma qué datos puedes volver a consultar; conserva tu dossier externo independientemente de esa comprobación.
Revisa después de cada compra y de forma periódica
Añade una compra importante cuando llegue, antes de guardarla en la estantería. Una vez al mes revisa las filas probable y sin identificar; cada trimestre compara una sección física con el inventario. Una vez al año haz una copia legible de tu hoja externa, actualiza fotos de piezas relevantes y pregunta si cambió la suma asegurada o el límite de la categoría. Tras una mudanza, préstamo, venta o cambio de almacenamiento actualiza ubicación y estado.
Si ocurre una pérdida
Prioriza la seguridad y no entres en un lugar peligroso para recuperar documentación. Contacta con la aseguradora siguiendo el canal y el plazo que indique tu póliza. Conserva el inventario fechado, las fotos originales, facturas y copias de seguridad. No tires ni repares objetos dañados antes de preguntar si deben inspeccionarse; en un caso de incendio, por ejemplo, el servicio público francés recomienda reunir facturas y fotos y conservar los bienes para las indicaciones de la aseguradora, pero ese consejo no establece un procedimiento universal para otros países o riesgos. Haz una lista de lo que falta sin rellenar de memoria los datos inciertos y pregunta qué formato necesita la compañía.
Lista final antes de hablar con la aseguradora
- Cada copia tiene un ID, edición, ubicación, estado y nivel de certeza.
- Las fotos de portada, etiquetas, matriz y daños están fechadas y enlazadas al ID.
- Facturas, regalos, herencias y notas de procedencia están en una carpeta separada.
- Precio pagado, investigación de mercado, reposición y tasación están claramente diferenciados.
- La copia externa se puede abrir y recuperar en una prueba real.
- Has preguntado por clasificación de colección, límites, deducible, base de valoración, transporte y formato de tasación.
- El inventario indica qué no sabes, en lugar de presentar una coincidencia como certeza.
Método editorial: Esta guía revisó las recomendaciones de inventario de NAIC y III, la información de la NAIC sobre pólizas y el ejemplo de documentación posterior a un incendio de Service-Public.fr. Son fuentes de orientación, no una póliza española ni una tasación. La conexión con DiscSnap se limita a identificar y organizar la colección; las fotos, recibos, tasaciones y documentos de seguro permanecen en un archivo independiente.
